Durant deux jours soit du samedi 28 février au dimanche 1er mars, les bénévoles du service d’accueil et protocole sous la direction de Bénédict Manzekele, aux côtés des diacres de la paroisse francophone Goma Ouest de la Communauté baptiste au centre de l’Afrique (CBCA), ont été dans une séance de capacitation.
L’objectif de ces assises : améliorer la qualité du service rendu à la communauté, qui prie dans cette paroisse. Quatre intervenants dont le Révérend Mumbere Grâce (responsable de la paroisse, Ndlr), Évangelique Daniel Wakandu, M. Guilain Lukimbawa (responsable du département du protocole à l’église Arche de l’alliance) ont alors défilé devant ces bénévoles, question de les mettre au parfum du travail qui les attend.
Kakule Mwenge Edison, l’art de l’accueil et protocole…
Lors de son intervention devant ces bénévoles et diacres, Kakule Mwenge Edison, enseignant-chercheur en sciences politiques à l’Université de Goma, spécialiste en gouvernance sécuritaire, et expert en Relations publiques a alors abordé deux aspects éloquents : le rôle de l’équipe d’accueil et protocole dans une église, et d’un protocole spécifique pour l’accueil d’un invité spécial.
Pour cet expert, il faut prendre le risque de quitter sa zone de confort, de s’ouvrir à l’autre avec patience, de sortir de soi pour lui faire une place. Kakule Mwenge Edison estime que c’est la première étape pour bien exercer au service d’accueil et du protocole tant dans une église qu’ailleurs.
Il voit en ce service de protocole, « la porte d’entrée » dans l’église, d’où, il lui incombe une certaine importance et une responsabilité cruciales au sein de l’église. Pour Kakule Mwenge Edison, l’accueillant est perçu comme un portier de la maison de Dieu. Son rôle est de préparer le coeur des participants, en se sentant aimés et attendus dès l’entrée : ils sont dans de meilleures dispositions pour vivre le culte.
Kakule Mwenge Edison insiste et soutend qu’un bon accueil place généralement les chrétiens dans des dispositions « saines » de coeur et d’esprit, permettant ainsi de passer des moments agréables et qualitatifs.
Fort de son experience de 15 longues années dans le service de relations publiques, et d’une humilité, d’une discrétion qui se voit en sa rencontre, Kakule Mwenge Edison explique que le service d’accueil et du protocole remplit le rôle de « préparateurs » et de « conditionneurs » spirituels, en offrant à chacune de précieuses âmes, un accueil sain et saint.
Formé en protocole, Kakule Mwenge Edison résume la tâche du service d’accueil et du protocole en 12 rôles qui pense-t-il, s’ils sont bien exécutés, les participants passeront de bons moments. Il cite notamment : assurer la propreté du lieu et des toilettes ; gérer la mise en place ; gérer le parking des voitures ; assurer l’accueil de tous ceux qui viennent participer au programme du culte ; installer les fidèles dans le temple, tenir compte de la catégorie de chaque participant ; assurer l’ordre dans le temple pour un bon déroulement du culte ; promouvoir aux besoins de fidèles dans le temple ; mettre l’ordre au temple pendant le déroulement du culte ; s’occuper de la sécurité et de la surveillance des participants et les biens de l’église pendant le déroulement du culte ; diriger la récolte, collecte des offrandes et autres dons ; assurer une organisation parfaite des rites du culte et finalement, veiller en tout temps au bon déroulement du culte.
En ce qui touche aux invités spéciaux, un traitement particulier vu leur rang est de mise. Pour Kakule Mwenge Edison, cet accueil relève plus de l’honneur et de l’organisation que du favoritisme. Avant l’arrivée de l’invité, deux étapes sont importantes : la désignation d’un officier de liaison, qui servira du point de contact, et de l’information. Ici, l’équipe doit connaître tous les détails sur l’invité : son nom, son titre, etc. À son arrivée ; l’accueil au véhicule, le debarras et l’escorte gouvernent cette partie.
Il définit alors les trois règles qu’il juge « d’or » pour cette catégorie d’invité : la protection, la sobriété et l’anticipation. À ce fait, l’officier de liaison devrait détenir un petit sac discret contenant une bouteille d’eau, un carnet et deux stylos, des mouchoirs papiers, un désinfectant, un exemplaire du programme et de la Bible de l’église, et un parasol pour mettre l’invité à l’abri du danger de l’atmosphère.
Kakule Mwenge Edison insiste et table que la règle de trois « S » doit être respectée : sourire, saluer et servir. À la fin du service, Kakule Mwenge Edison préconise alors une fiche d’évaluation, qui devra permettre à l’équipe à s’évaluer et s’améliorer après chaque événement.
Pour étendre ses connaissances dans ce métier qu’il exercice depuis, Kakule Mwenge Edison prévoit publier un livre dans les prochains mois, axé sur le travail du service d’accueil et du protocole : Mémento de l’accueillant et du protocole. « Servir avec Excellence pour la Gloire de Dieu ».
Cette nouvelle connaissance est une richesse de plus dans l’ensemble de la sous-région de Grands lacs. Au-delà, l’expérience de Kakule Mwenge Edison devra profiter tant aux églises que dans les institutions publiques et privées, pour assurer une bonne image des organisations.
La Rédaction
